Algemene Voorwaarden – AdminiFlex B.V.

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• AdminiFlex: de besloten vennootschap AdminiFlex B.V., gevestigd in Nederland, hierna ook “wij”, “ons” of “onze”.
• Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die als ondernemer gebruikmaakt van de diensten van AdminiFlex.
• Diensten: de online SaaS-oplossing van AdminiFlex voor boekhouding, ledenadministratie en voorraadbeheer, inclusief aanvullende modules en ondersteuning.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen AdminiFlex en de Klant met betrekking tot het gebruik van de Diensten.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van AdminiFlex, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Afwijkingen of aanvullingen zijn alleen geldig als ze schriftelijk door AdminiFlex zijn bevestigd.
3. De algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

1. De overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant zich via de website registreert, een account aanmaakt en de voorwaarden aanvaardt, of wanneer AdminiFlex een offerte schriftelijk heeft bevestigd.
2. Door het aanmaken van een account verklaart de Klant bevoegd te zijn om namens zijn organisatie de overeenkomst te sluiten.

4. Diensten en gebruik

1. AdminiFlex verleent de Klant een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de software, zolang de overeenkomst voortduurt.
2. De Klant mag de software uitsluitend gebruiken voor eigen bedrijfsdoeleinden en zal geen rechten van derden schenden of de software doorverkopen of verhuren.
3. AdminiFlex kan de functionaliteit van de software uitbreiden of wijzigen. Wijzigingen worden tijdig aangekondigd.

5. Abonnementen, looptijd en opzegging

1. AdminiFlex biedt maand- en jaarabonnementen aan.
2. Een maandabonnement kan ieder moment worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand.
3. Een jaarabonnement heeft een looptijd van 12 maanden en wordt daarna automatisch met telkens één jaar verlengd, tenzij de Klant uiterlijk drie maanden vóór de verlengingsdatum opzegt.
4. Opzegging dient schriftelijk of per e-mail te gebeuren.
5. Bij beëindiging van het abonnement wordt de toegang tot de software beëindigd na afloop van de opzegtermijn.

6. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen.
2. Betaling geschiedt achteraf per maand of per jaar, afhankelijk van het gekozen abonnement.
3. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum.
4. Bij niet-tijdige betaling heeft AdminiFlex het recht de toegang tot de diensten tijdelijk op te schorten of de overeenkomst te beëindigen.
5. AdminiFlex mag haar tarieven jaarlijks aanpassen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd.

7. Beschikbaarheid en onderhoud

1. AdminiFlex spant zich in om de diensten continu beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking.
2. Onderhoudswerkzaamheden kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden uitgevoerd, indien noodzakelijk voor veiligheid of stabiliteit.
3. AdminiFlex is niet aansprakelijk voor schade door tijdelijke onbeschikbaarheid of storingen.

8. Aansprakelijkheid

1. AdminiFlex is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aantoonbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
2. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de facturen die in de laatste drie maanden aan de Klant zijn gefactureerd (met een maximum van €10.000).
3. AdminiFlex is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, verlies van gegevens of reputatieschade.
4. De Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens.

9. Beveiliging en privacy

1. AdminiFlex neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, conform de AVG.
2. AdminiFlex handelt als verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen administratie en als verwerker voor klantdata binnen de SaaS-dienst.
3. AdminiFlex sluit met haar leveranciers en hostingpartners (zoals Netlify en andere clouddiensten) verwerkersovereenkomsten af.
4. De volledige privacyverklaring is beschikbaar op www.adminiflex.nl/privacy.

10. Intellectuele eigendom

Alle rechten van intellectuele eigendom op de software, broncode, ontwerpen en documentatie berusten bij AdminiFlex. De Klant krijgt uitsluitend gebruiksrechten zoals expliciet in deze voorwaarden zijn verleend.

11. Datalekken en beveiligingsincidenten

1. In geval van een datalek of beveiligingsincident zal AdminiFlex de Klant zo spoedig mogelijk informeren.
2. Indien vereist meldt AdminiFlex het incident binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Overmacht

AdminiFlex is niet aansprakelijk voor tekortkomingen als gevolg van overmacht, waaronder o.a. storingen in internetverbindingen, stroomuitval, cyberaanvallen, pandemieën, stakingen of overheidsmaatregelen.

13. Beëindiging

1. AdminiFlex kan de overeenkomst onmiddellijk beëindigen als de Klant zijn verplichtingen niet nakomt of in strijd handelt met de wet.
2. Na beëindiging wordt de toegang tot de software beëindigd en worden gegevens na een redelijke bewaartermijn verwijderd of geanonimiseerd.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland (locatie Utrecht).

15. Contact

AdminiFlex B.V.

E-mail: info@adminiflex.nl

Website: www.adminiflex.nl